Os cartórios não se caracterizam como empresa ou entidade, são serventias extrajudiciais que receberam delegação e atribuição judicial para manifestar a vontade das partes presentes, garantir publicidade aos registros efetuados; e assim como, formatar o evento que promoveu o registro, utilizando de linguagem jurídica para expor o desejo das partes interessadas e/ou envolvidas no ato.
É nos cartórios extrajudiciais que funcionam os serviços notariais (tabelionatos) e de registro (ofícios de registro). Neles, são praticados diversos atos extrajudiciais, por exemplo: escrituras, registros de imóveis, registros de nascimento, casamento, entre outros atos.
O Superior Tribunal de Justiça (STF) entende que os Cartórios Extrajudiciais são instituições administrativas, que não possuem personalidade jurídica, tampouco acumulam patrimônio próprio.
Desta forma, os Cartórios Extrajudiciais não se enquadram como empresa ou entidade, motivo pelo qual é caracterizado como pessoal (do Tabelião e/ou Oficial) a responsabilidade por seus atos registrados e possíveis omissões. Compreende-se também que não é legítima a cobrança indevida de tributo, ou seja, tributos não contemplados em Tabelas de Custas/Emolumentos disponibilizadas pelos Tribunais de Justiça estaduais.
Além do entendimento que é de responsabilidade do Tabelião ou Oficial a cobrança correta dos emolumentos vigentes no Estado, é também de sua responsabilidade praticar os atos de registros com cautela, tendo em vista que os mesmos possuem rígida fiscalização dos serviços notariais, realizada através da Corregedoria-Geral da Justiça vigente no Estado em que o Cartório está localizado.
As leis que regem os cartórios extrajudiciais obedecem a seguinte hierarquia de leis:
- Constituição Federal;
- Emenda constitucional;
- Lei complementar;
- Ordinária delegada;
- Medida Provisória;
- Decreto Legislativo;
- Resolução.
Na sequência surgem os atos infralegais, os quais têm a função de regulamentar a lei que lhes é superior:
- Decretos;
- Portarias;
- Códigos de Normas.
Os cartórios prestam serviços públicos essenciais para a sociedade e devem estar disponíveis para todas as pessoas, formalizando a vontade das partes, dando eficácia jurídica e publicidade aos atos praticados.
Destes atos registrados nos cartórios de registro civil, cartório de notas, cartório de registro de imóveis, cartório de protesto, cartório de registro de títulos e documentos, são extraídas certidões e segundas vias, as quais estão disponíveis para solicitações através do site Central das Certidões.
