Um financiamento, uma contratação, um inventário ou um processo de cidadania podem exigir um documento que parece simples, mas gera muitas dúvidas: a certidão cível e criminal. O nome varia conforme o órgão emissor e a finalidade, e pedir a versão errada pode significar uma nova solicitação, custo adicional e atraso no seu prazo.
Antes de fazer o pedido, confirme qual certidão foi exigida, por quem e para qual local ela será apresentada. Esse cuidado leva poucos minutos e evita que você receba um documento válido, porém inadequado para a análise que precisa concluir.
O que é certidão cível e criminal?
A certidão cível e criminal é um documento que informa a existência ou a inexistência de registros judiciais vinculados a uma pessoa, em determinada jurisdição e período de consulta. Em geral, ela é emitida por órgãos do Poder Judiciário, como tribunais estaduais e federais, e não deve ser confundida com certidões de registro civil, emitidas por cartórios de nascimento, casamento e óbito.
A parte cível trata de processos que não são criminais. Dependendo da certidão solicitada, ela pode abranger ações de cobrança, indenização, família, sucessões, falência, recuperação judicial, interdição ou outros assuntos. O conteúdo e a abrangência da pesquisa variam conforme o tribunal e o tipo de certidão.
A parte criminal verifica registros ligados a ações penais ou distribuições criminais na base consultada. Isso não significa, por si só, que uma pessoa tenha condenação. Uma certidão positiva pode apontar um processo que ainda está em andamento, um registro homônimo ou uma situação que exige esclarecimento. Por esse motivo, o documento precisa ser lido dentro de seu contexto.
Em alguns casos, a instituição pede duas certidões separadas: uma cível e outra criminal. Em outros, solicita uma certidão conjunta. Há ainda exigências específicas, como certidão de distribuição, certidão de objeto e pé, certidão de feitos ajuizados ou certidão de antecedentes criminais. Os nomes parecidos não indicam necessariamente o mesmo documento.
Quando essa certidão costuma ser solicitada?
A exigência aparece com frequência em etapas que pedem comprovação da situação judicial de uma pessoa. Bancos e instituições financeiras podem solicitá-la em análises de crédito ou operações de maior valor. Empresas podem incluí-la em processos de cadastro, contratação ou avaliação de fornecedores, sempre conforme suas regras internas e a legislação aplicável.
Ela também é comum em inventários, compra e venda de imóveis, habilitação em licitações, processos de imigração, cidadania estrangeira, vistos e procedimentos administrativos. Advogados costumam solicitar certidões para avaliar riscos, conferir a situação de uma parte ou reunir documentos para uma ação.
O ponto central é que a finalidade define a certidão correta. Para uma operação imobiliária, por exemplo, o solicitante pode precisar de certidões da comarca onde a pessoa reside ou residiu. Já um processo no exterior pode exigir emissão recente, assinatura verificável, apostilamento ou tradução juramentada. Não presuma que uma certidão usada em uma situação servirá para outra.
Certidão negativa, positiva e positiva com efeitos de negativa
Uma certidão negativa indica que, de acordo com os critérios da consulta realizada, não foram localizados registros impeditivos ou processos em nome da pessoa pesquisada. Ela é muitas vezes chamada de nada consta, embora essa expressão possa ter uso diferente conforme o órgão.
A certidão positiva informa a existência de apontamentos na pesquisa. Recebê-la não é sinônimo de irregularidade definitiva. Pode haver processo arquivado, ação sem relação com a finalidade da exigência, identificação de homônimo ou dado que precisa ser interpretado por um profissional responsável.
Também pode existir a certidão positiva com efeitos de negativa em hipóteses previstas pelo órgão emissor. Como cada tribunal estabelece seus próprios critérios e modelos, não tente escolher a modalidade apenas pelo nome. Peça ao órgão, empresa ou profissional que solicitou o documento que informe o tipo exato aceito.
Como pedir uma certidão cível e criminal sem erro
O primeiro passo é identificar o órgão competente. Processos estaduais costumam ser pesquisados no Tribunal de Justiça do estado correspondente. Processos federais, por sua vez, podem exigir consulta ao Tribunal Regional Federal da região. Se houver dúvida sobre a esfera, consulte a exigência recebida ou busque orientação jurídica antes de protocolar a solicitação.
Em seguida, separe os dados de identificação. Normalmente, são solicitados nome completo e CPF. Em algumas situações, data de nascimento, filiação, RG, comarca de interesse ou endereço anterior ajudam a diferenciar pessoas com nomes semelhantes e tornam a pesquisa mais precisa.
Antes de avançar, confira estes quatro pontos no pedido:
- o tribunal ou a comarca que deve emitir a certidão;
- se a consulta é cível, criminal, conjunta, estadual ou federal;
- o nome completo, CPF e demais dados exatamente como constam em seus documentos;
- a finalidade, a data-limite e a necessidade de apostilamento ou tradução.
Muitos tribunais oferecem emissão digital para certidões simples. Outros casos exigem pagamento de taxa, preenchimento de formulário, retirada presencial ou análise manual. O prazo não é igual em todo o Brasil: uma certidão eletrônica pode sair rapidamente, enquanto buscas específicas, documentos de arquivo ou pedidos envolvendo mais de uma comarca podem levar mais tempo.
Ao receber o arquivo, verifique seu nome, CPF, órgão emissor, data de emissão, período ou escopo da pesquisa e código de validação, quando houver. Guarde a versão original em PDF. Imprimir o documento pode ser necessário para apresentar em alguns locais, mas a conferência de autenticidade costuma depender do arquivo ou do código fornecido pelo emissor.
Erros que atrasam a emissão ou a aceitação
O erro mais comum é solicitar certidão no estado errado. A pessoa pode morar em São Paulo, mas a instituição exigir pesquisa também em Minas Gerais, onde ela viveu ou manteve atividade profissional. A abrangência territorial deve seguir a regra de quem pediu o documento.
Outro problema recorrente é usar dados divergentes. Uma abreviação no nome, CPF digitado incorretamente ou alteração de nome após casamento ou divórcio pode impedir a localização adequada dos registros. Se seu nome mudou, informe essa condição quando o formulário permitir e mantenha à mão os documentos que comprovam a alteração.
Também há confusão entre certidão judicial criminal e certidão de antecedentes criminais. A segunda pode ser emitida por órgãos de segurança pública ou pela Polícia Federal, conforme a exigência. Se o pedido menciona antecedentes, folha corrida, distribuição criminal ou Justiça Federal, leia a descrição com atenção. Cada expressão pode apontar para uma fonte diferente.
Por fim, observe a validade. Não existe uma validade única para toda certidão cível e criminal. O documento pode trazer prazo definido pelo próprio emissor, mas é comum que a instituição destinatária aceite apenas certidões emitidas nos últimos 30, 60 ou 90 dias. Solicitar cedo demais pode obrigar você a emitir tudo novamente.
Para quem está fora do Brasil
Brasileiros no exterior devem planejar o pedido com antecedência, principalmente quando a certidão será usada perante uma autoridade estrangeira. Além da emissão, pode ser necessário apostilar o documento no Brasil e providenciar tradução juramentada, conforme o país e o processo.
A apostila não corrige erro de conteúdo nem substitui a certidão exigida. Ela confirma a autenticidade da assinatura, do cargo ou do selo público em documentos elegíveis. Por isso, a sequência segura é: confirme o tipo de certidão, confira os dados recebidos e só depois verifique a necessidade de apostilamento e tradução.
Se o seu prazo está próximo, não escolha o documento pelo menor número de cliques. Escolha o que corresponde exatamente à exigência. Uma certidão correta, emitida pelo órgão competente e conferida antes do envio, evita etapas repetidas e deixa seu processo seguir com mais segurança.