O falecimento de um familiar traz decisões urgentes em meio a um período delicado. Quando há acordo entre os envolvidos, reunir os documentos para inventário em cartório com antecedência ajuda a reduzir idas e vindas, evita exigências na escritura e dá mais previsibilidade à partilha dos bens.
O inventário extrajudicial é realizado em um Tabelionato de Notas e formalizado por escritura pública. Ele costuma ser uma alternativa mais ágil ao processo judicial, mas depende de uma análise cuidadosa da família, dos bens e da documentação. A presença de advogado é obrigatória, e as regras fiscais e documentais podem variar conforme o estado e o cartório escolhido.
Quando o inventário pode ser feito em cartório
Em regra, o inventário em cartório é indicado quando há consenso sobre a divisão dos bens e acompanhamento de advogado ou defensor público. A escritura pode ser lavrada em qualquer Tabelionato de Notas, independentemente do local do óbito, da residência dos herdeiros ou da localização dos imóveis.
Situações que antes levavam automaticamente o caso ao Judiciário podem ter tratamento específico conforme as normas atuais do Conselho Nacional de Justiça e a análise do tabelião. Por exemplo, a existência de testamento, herdeiro menor de idade ou pessoa incapaz exige atenção redobrada. Em alguns casos, a via extrajudicial pode ser admitida sob condições próprias; em outros, será necessário seguir pela via judicial.
Por isso, antes de solicitar certidões ou pagar tributos, converse com o advogado responsável. Ele avaliará se o caso atende aos requisitos, definirá a estratégia de partilha e indicará os documentos adicionais que podem ser necessários.
Documentos para inventário em cartório: o que reunir
A lista muda conforme o patrimônio e a situação familiar do falecido. Ainda assim, há documentos básicos que aparecem na maioria dos inventários extrajudiciais. Organize-os em arquivos legíveis, confira nomes, datas e números de CPF e mantenha as versões originais guardadas.
Documentos do falecido e dos herdeiros
O ponto de partida é a certidão de óbito do falecido. Também são normalmente solicitados RG e CPF, certidão de nascimento ou casamento, comprovante de endereço e informações sobre profissão.
Para cada herdeiro, meeiro ou cônjuge, o cartório e o advogado costumam pedir documentos de identificação, CPF, comprovante de endereço, certidão de nascimento ou casamento atualizada e dados sobre o regime de bens. Se alguém for divorciado, viúvo ou separado, os documentos que comprovem essa condição também devem acompanhar o pedido.
Quando houver procuração, será preciso apresentar o instrumento válido e com poderes suficientes para a representação. Se um herdeiro estiver morando fora do Brasil, a procuração pode exigir cuidados adicionais, como reconhecimento de assinatura, apostilamento ou consularização, conforme o país e a forma de emissão.
Certidões que comprovam o estado civil
Certidões de nascimento e casamento não são apenas uma formalidade. Elas confirmam vínculos familiares, filiação, nome atual e, no caso do casamento, o regime de bens aplicável à sucessão.
A certidão de casamento do falecido merece atenção especial. Se houver averbação de divórcio, separação, óbito de cônjuge anterior ou alteração de nome, ela deve constar no documento. Caso exista pacto antenupcial, apresente a escritura e o registro correspondente.
O prazo de aceitação de certidões recentes pode variar de acordo com o tabelionato e com a exigência concreta do ato. Não presuma que uma certidão antiga será aceita: confirme com o advogado e o cartório antes de usar o documento na escritura.
Documentos dos bens e das dívidas
A documentação patrimonial é a parte que mais exige organização. Cada bem deixado pelo falecido precisa ser identificado, avaliado e incluído corretamente na partilha. Dependendo do patrimônio, podem ser necessários:
- matrícula atualizada do imóvel, escritura, carnê de IPTU e certidões relacionadas a débitos ou ônus;
- documentos de imóveis rurais, como CCIR, ITR e demais comprovantes aplicáveis ao caso;
- CRLV ou documento equivalente de veículos, além de informações sobre débitos e restrições;
- extratos, saldos e informes de bancos, aplicações, previdência privada e outros ativos financeiros;
- contrato social, alterações contratuais e dados de quotas quando o falecido participava de empresa;
- documentos de bens de valor, créditos, direitos, ações judiciais ou contratos em andamento.
Também informe dívidas existentes. Elas não devem ser ignoradas apenas porque o foco é dividir os bens. Empréstimos, financiamentos, débitos tributários, despesas condominiais e obrigações pendentes podem influenciar a composição do espólio e a redação da escritura.
Documentos fiscais e declaração do ITCMD
O ITCMD é o imposto estadual sobre transmissão causa mortis e doação. Antes da escritura, a declaração do imposto deve ser feita conforme as regras da Secretaria da Fazenda do estado competente. O pagamento, a isenção ou a não incidência precisam ser comprovados de acordo com a situação.
As alíquotas, os formulários, os critérios de avaliação e os documentos exigidos não são iguais em todo o Brasil. Um imóvel localizado em um estado, por exemplo, pode demandar procedimentos diferentes de um bem situado em outro. O advogado orientará sobre a declaração correta e sobre eventuais certidões fiscais solicitadas pelo tabelionato.
Como evitar atrasos na escritura de inventário
A maior parte dos atrasos não ocorre na assinatura da escritura, mas antes dela. Uma matrícula desatualizada, uma certidão com averbação ausente ou um saldo bancário sem a data necessária pode fazer o processo voltar para revisão.
Comece pela certidão de óbito e pelas certidões de estado civil. Em seguida, monte uma relação completa dos bens, direitos e dívidas. Não deixe ativos menores de fora: uma conta bancária antiga, uma quota empresarial ou um veículo sem uso ainda precisam ser tratados no inventário.
Depois, compare os dados em todos os documentos. O nome do falecido aparece da mesma forma na matrícula do imóvel, na certidão de casamento e no CPF? Há alteração de nome após casamento ou divórcio? O imóvel está em nome de quem efetivamente consta como proprietário na matrícula? Essas conferências simples evitam correções de última hora.
Por fim, peça as certidões diretamente no cartório competente e respeite o prazo de validade informado para o ato. Para quem vive longe do cartório de registro, mora em outro estado ou está no exterior, essa etapa pode ser resolvida com mais comodidade por uma empresa especializada em solicitação documental. A Central das Certidões permite pedir certidões cartorárias de onde você estiver, acompanhar o pedido e receber o documento no endereço informado.
O que acontece depois de reunir a documentação
Com os documentos revisados, o advogado prepara a minuta da escritura e encaminha o material ao Tabelionato de Notas. O cartório analisa as informações, aponta eventuais exigências e agenda a assinatura quando tudo estiver regular.
Após a lavratura, a escritura pública serve para transferir os bens aos herdeiros. Mas ela não encerra todas as providências práticas. Imóveis precisam ter a partilha registrada na matrícula, veículos exigem atualização perante o órgão de trânsito, e bancos ou empresas pedirão a escritura para liberar valores ou alterar titularidades.
Reunir os documentos com cuidado é uma forma concreta de dar andamento ao patrimônio da família com menos desgaste. Peça as certidões certas, mantenha as informações organizadas e conte com orientação jurídica para que cada etapa avance com segurança.